Kamu yang sudah menjalankan bisnis online maupun offline, istilah purchase order (PO) dan invoice akan sering kamu dengar. Namun, faktanya masih banyak orang yang belum memahami perbedaannya.

Memang isinya tidak jauh berbeda, namun PO dan invoice memiliki perbedaan yang perlu diketahui karena keduanya memiliki peranan penting saat transaksi jual beli dalam suatu bisnis. Apakah sebenarnya PO dan invoice?

Purchase Order

Purchase order atau biasa disebut dengan PO adalah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada pihak penjual. PO dibuat untuk memperjelas pesanan pembelian dari pihak pembeli sehingga menghindari kesalahan pesanan saat barang tiba di tempat tujuan.

Manfaat dan Fungsi Purchase Order

  1. Audit Keuangan

Menggunakan sistem PO dalam transaksi jual beli bisa menjadi bukti terjadinya pemesanan produk atau barang yang dikelola dengan baik di perusahaan kamu. Selain sebagai catatan pengeluaran, hal ini juga bisa menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar.

  1. Ketersediaan Barang

Manfaat utama memakai sistem PO adalah mengamankan ketersediaan barang agar tidak terjual kepada orang lain. Dengan adanya PO inilah, penjual akan memastikan barang yang tersedia, lalu menyimpannya sebelum dikirimkan pada waktu yang ditentukan. PO akan sangat membantu kamu yang ingin memesan barang yang mudah laku di pasaran.

  1. Dokumen yang Menjadi Saksi

Purchase order bertindak sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pihak pembeli maupun penjual. Hal ini tentunya akan menjadi saksi jika terjadi konflik antara kedua belah pihak, seperti barang tidak dikirimkan. Dengan PO, pengiriman barang akan terkontrol dengan baik.

  1. Membuat Pesanan yang Jelas

Purchase order membuat perusahaan mengetahui apa yang dibutuhkan oleh pembeli. PO mendokumentasikan secara resmi operasional dari perusahaan sehingga kedua belah pihak dapat menjadikan dokumen tersebut sebagai acuan terhadap pesanan yang diharapkan. Perusahaan juga memiliki prioritas atas barang atau jasa yang ditransaksikan.

Lalu Apa itu Invoice?

Jika PO dikirimkan oleh pembeli kepada penjual, invoice kebalikannya. Invoice merupakan dokumen yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli. Invoice adalah dokumen yang berisi bukti pemesanan untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang yang dibeli.

Manfaat Invoice bagi Perusahaan

  1. Memberikan Detail Pembelian bagi Perusahaan Terkait Pengeluaran

Invoice adalah dokumen penting yang biasanya dibutuhkan oleh setiap perusahaan saat melakukan transaksi, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar. Invoice berisi rincian pembelian dengan detail dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan.

  1. Pembayaran

Invoice juga berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menunjukkan berapa banyak uang yang sudah dikeluarkan dan tagihan apa saja yang belum dilunasi.

  1. Menagih Pembayaran

Invoice adalah dokumen yang sah untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Sejumlah perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika ditagih melalui e-mail atau telepon saja. Oleh karena itu, keberadaan invoice ini sangat membantu karena berisi informasi yang rinci mengenai pembayaran yang harus dibayarkan oleh suatu perusahaan.

Jadi, Purchase order dan Invoice adalah bagian penting dari kegiatan sehari-hari di dunia bisnis kamu. Dengan begitu kamu jadi bisa tahu apa perbedaan antara purchase order dan invoice. Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk bisnis kamu.

Dan jangan lupa, untuk membantu bisnis kamu, Gunakan softwear Omnichannel Genie. Genie bisa membantu kamu berjualan di berbagai platform hanya dengan satu sistem. Dengan begitu, bisnis kamu akan lebih berkembang dan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak lagi.